Оцифровування трудової: обов’язково чи ні – розповіли у ПФУ

В Україні оцифрування трудової книжки не є обов’язковим – Пенсійний фонд (ПФУ) усе одно врахує стаж під час оформлення пенсії. Однак частині українців рекомендують зробити це заздалегідь, щоб уникнути затримок і проблем із підтвердженням даних.

Про це повідомив “Українському радіо” голова правління ПФУ з питань цифровізації Олександр Малецький.

З 2021 року основним джерелом інформації про трудову діяльність став електронний Реєстр застрахованих осіб. Саме ці дані зараз використовують для нарахування пенсій. Паперова трудова книжка при цьому не скасована, але виконує допоміжну функцію – фактично дублює інформацію з електронної системи.

Перехід на “цифру” пояснюють і якістю даних. У паперових книжках часто траплялися:

• помилки в записах;
• неточності у назвах підприємств;
• відсутність частини інформації;
• різні формати ведення.

Натомість електронні дані подаються роботодавцями разом з офіційною звітністю та автоматично перевіряються.

Є важливе обмеження – електронний реєстр містить дані приблизно з 2000 року. Вся інформація про роботу до цього періоду автоматично туди не потрапила. Саме тому й виникла потреба оцифровувати паперові трудові книжки – щоб додати стаж за попередні роки.

Без цього частина стажу може просто не відобразитися в системі до моменту оформлення пенсії.

Оцифрування не є обов’язковим – штрафів або покарань за відсутність даних немає. Навіть якщо людина не подала трудову книжку заздалегідь, Пенсійний фонд прийме документи під час оформлення пенсії та внесе інформацію до реєстру.

Однак у такому випадку процес може затягнутися через додаткові перевірки.

У Пенсійному фонді радять заздалегідь оцифрувати документи, якщо:

• є значний стаж до 2000 року;
• у трудовій книжці є помилки або неточності;
• частина документів втрачена;
• людина планує вихід на пенсію найближчим часом.

У таких випадках краще перевірити і внести всі дані наперед, щоб уникнути зайвої бюрократії.

З огляду на воєнний стан держава розглядає можливість подовження перехідного періоду для оцифрування документів (раніше кінцевим терміном було вказано 10 червня 2026 року). Втім, експерти радять не відкладати цей процес, адже це дозволяє швидше оформити пенсію й уникнути проблем із підтвердженням стажу.